Jak se počítá cena CRM: za uživatele, za kontakt, nebo paušál?
Cena CRM se počítá jedním ze čtyř způsobů: za uživatele, za kontakt v databázi, podle tarifu s limity, nebo paušálem za celý systém. Většina krabicových CRM kombinuje první tři. Sazba z ceníku proto říká málo — důležité je, s čím vám cena poroste.
Kolik CRM stojí v korunách, jsme rozebrali v článku Kolik stojí CRM systém. Tady jdeme o krok hlouběji: jak jednotlivé cenové modely fungují, kde se v nich schovávají příplatky a jak spočítat, co vás CRM bude stát za dva roky, ne jen první měsíc.
Čtyři cenové modely CRM
| Model | Platíte za | Cena roste s | Komu sedí |
|---|---|---|---|
| Za uživatele | každou licenci (seat) | velikostí týmu | malý tým, velká databáze |
| Za kontakt | počet záznamů v databázi | velikostí databáze | velký tým, malá a čistá databáze |
| Tarif s limity | balík funkcí a limitů | požadavky na funkce | firmy se standardním procesem |
| Paušál za systém | celý systém | ničím z výše uvedeného | firmy, které rostou nebo mají vlastní proces |
V praxi se modely míchají. Typické krabicové CRM účtuje cenu za uživatele v rámci tarifu, kde tarif určuje funkce a limity — a některé přidávají ještě limit kontaktů. Výsledná cena je pak součin tří proměnných.
Cena za uživatele: jak funguje a kdy je levnější
Model za uživatele je nejrozšířenější. Platíte za každého člověka, který má do CRM přístup. V Česku se sazba pohybuje v pásmu 300–1 500 Kč za uživatele měsíčně podle produktu a tarifu.
Výpočet je jednoduchý: počet uživatelů × sazba tarifu × počet měsíců. Na co si dát pozor:
- Cena roste lineárně s týmem. Každý nový obchodník nebo konzultant znamená další licenci. Při růstu firmy je to nejpředvídatelnější, ale také nejjistější nárůst.
- Kdo všechno potřebuje licenci. Asistentka, která jen zakládá kontakty, nebo ředitel, který se jednou týdně podívá na report — každý přístup obvykle stojí plnou licenci.
- Tarif platí celý tým. Pokud jeden člověk potřebuje funkci z vyššího tarifu, obvykle se na něj musí převést všichni.
Kdy má CRM levnější cenu za uživatele:
- Při ročním předplacení. Dodavatelé dávají za roční platbu typicky 15–20 % slevu oproti měsíční.
- V objemových pásmech. Slevy začínají obvykle u 10, 25 a 50 uživatelů.
- Když licence nedostane každý. Projděte, kdo CRM reálně používá denně. Kdo potřebuje jen občasný přehled, může dostat export nebo sdílený report.
Cena za kontakt: proč zdraží rostoucí databázi
U modelu za kontakt neplatíte za lidi, ale za záznamy v databázi. Typicky po pásmech: do určitého počtu kontaktů jedna cena, nad ním skok do dalšího pásma.
Model vypadá výhodně, dokud je databáze malá. Problém je, že databáze roste rychleji než tým, a často bez vašeho přičinění:
- formuláře na webu a přihlášky k newsletteru přidávají kontakty automaticky,
- import starého Excelu nebo vizitek z konference přidá stovky záznamů najednou,
- neaktivní kontakty nikdo nemaže, protože „se mohou hodit“.
Je CRM cena za kontakt výhodná při růstu databáze? Spíš ne. Platíte víc, i když tým dělá stejnou práci. Pokud model za kontakt používáte, nastavte si dvě pravidla: pravidelně archivujte nebo mažte neaktivní kontakty a sledujte, jak daleko máte k hranici dalšího pásma.
Konkrétní sazby za kontakt tu neuvádíme — každý dodavatel má jiná pásma a jinou definici toho, co se jako kontakt počítá. Před nákupem si ověřte právě tu definici: počítají se všechny záznamy, nebo jen ty, kterým posíláte e‑maily?
Cena podle počtu uživatelů a kontaktů zároveň
Kombinovaný model je nejhůř čitelný. Platíte za uživatele a tarif k tomu určuje limit kontaktů. Do limitu se nic neděje. Nad limitem buď dokoupíte balík kontaktů, nebo musíte na vyšší tarif — a ten zase zdraží každou licenci.
Náklad tak roste se dvěma veličinami najednou. Firma, která přibere dva lidi a zároveň spustí marketingovou kampaň, může během jednoho měsíce zaplatit víc za licence i za databázi.
Tarify s limity: platíte za funkci, kterou potřebuje jeden člověk
Tarif určuje, co CRM umí. Limity se typicky týkají počtu pipeline, automatizací, vlastních polí, reportů nebo napojení přes API. Levný tarif pokryje základní evidenci; jakmile potřebujete automatizaci nebo pokročilý report, jdete o tarif výš.
Proto je důležitější než sazba otázka: které funkce budu potřebovat za rok? Pokud je najdete až v nejvyšším tarifu, počítejte s ním hned. Klasickým příkladem je model „zdarma na začátku“: bezplatný tarif vypadá dobře, ale automatizace a reporting jsou v tarifech za desítky tisíc korun měsíčně.
Roční vs. měsíční platba
| Měsíční platba | Roční platba | |
|---|---|---|
| Cena | plná sazba | typicky o 15–20 % nižší |
| Závazek | můžete odejít kdykoli | 12 měsíců, platíte předem |
| Riziko | vyšší cena | při odchodu se peníze obvykle nevracejí |
| Kdy volit | první rok, než CRM zavedete | když tým CRM opravdu používá |
Praktické pravidlo: první rok plaťte měsíčně, dokud nevíte, že systém tým skutečně používá. Pak přejděte na roční sazbu.
Co bývá v ceně CRM a co ne
| Položka | Krabicové CRM | CRM na míru za paušál |
|---|---|---|
| Základní podpora | e‑mailová, v ceně | v ceně |
| Prioritní / telefonická podpora | v nejdražších tarifech | v ceně |
| Integrace (účetnictví, telefonie, e‑mail) | konektory a doplňky, běžně 1 000–5 000 Kč měsíčně navíc | součást vývoje |
| Implementace a nastavení | sami, nebo implementační partner za desítky tisíc Kč | součást nasazení |
| Migrace dat | sami, nebo partner | součást nasazení |
| Hosting a zálohy | v ceně licence | v ceně |
| Úpravy podle vašeho procesu | v mezích tarifu | průběžně v paušálu |
Je v ceně CRM i podpora? Základní ano. Všechno, co jde nad rámec „jak se to nastavuje“, už obvykle stojí peníze navíc nebo vyšší tarif.
Modelový výpočet: malá poradenská firma
Předpoklady (modelové, ne konkrétní nabídka):
- poradenská firma s 5 lidmi, kteří CRM používají denně,
- do dvou let plánuje růst na 10 lidí,
- sazba krabicového CRM v pásmu 300–1 500 Kč za uživatele měsíčně; jako střední bod bereme ~1 200 Kč (tarif Professional u Pipedrive z článku Kolik stojí CRM systém),
- integrace (účetnictví, e‑mail) běžně 1 000–5 000 Kč měsíčně navíc,
- ceny bez slevy za roční platbu.
Měsíční náklad na licence:
| Uživatelů | 300 Kč / uživatel | 1 200 Kč / uživatel | 1 500 Kč / uživatel | CRM na míru za paušál |
|---|---|---|---|---|
| 5 | 1 500 Kč | 6 000 Kč | 7 500 Kč | od 4 900 / 9 900 Kč |
| 8 | 2 400 Kč | 9 600 Kč | 12 000 Kč | od 4 900 / 9 900 Kč |
| 10 | 3 000 Kč | 12 000 Kč | 15 000 Kč | od 4 900 / 9 900 Kč |
Co z toho plyne:
- Při 5 lidech a levném tarifu je krabicové CRM jasně levnější. 1 500 Kč měsíčně paušál nepřekoná a nemá smysl to zastírat.
- Při střední sazbě a 10 lidech dává krabicové CRM 12 000 Kč měsíčně, tedy 144 000 Kč ročně, plus 12 000–60 000 Kč ročně za integrace. Roční platba to sníží o 15–20 %.
- Poradenské firmy potřebují víc než pipeline. Vykazování hodin, projekty, opakované zakázky u stejných klientů, napojení na fakturaci. To krabicové CRM v základním tarifu obvykle neumí a dolepuje se v Excelu. CRM na míru s napojením na fakturaci a výkazy vychází od 9 900 Kč měsíčně — a s růstem týmu se nemění.
Rozhodující tedy není dnešní měsíc, ale křivka. Licence za uživatele rostou s každým novým konzultantem, paušál zůstává stejný.
Kdy dává smysl CRM na míru
Paušál za celý systém dává smysl, když platí aspoň jedna z těchto situací:
- Platíte za 10–15 a více uživatelů. Tam už paušál vychází levněji než licence.
- Tým vede data mimo CRM. Výkazy, projekty nebo nabídky v Excelu jsou znamení, že proces se do krabice nevejde.
- Potřebujete napojení na české účetnictví (Pohoda, Money, ABRA, Fakturoid) nebo interní systémy, které konektory neumí.
- Rychle vám roste databáze a model za kontakt vás trestá za úspěšný marketing.
Do deseti uživatelů se standardním obchodním procesem zůstaňte u krabicového CRM. Podrobné srovnání funkcí, integrací a vlastnictví dat najdete v článku CRM na míru vs. krabicové řešení.
Jak to děláme my
CRM na míru stavíme za měsíční paušál: od 4 900 Kč za základní systém (kontakty, pipeline, úkoly, reporty), od 9 900 Kč s automatizacemi a napojením na fakturaci a e‑mail, od 29 990 Kč s mobilní aplikací pro obchodníky. Kdo chce platit jednorázově, začíná od 49 000 Kč. Paušál je stejný pro 3 i 30 uživatelů a obsahuje vývoj, hosting, podporu i průběžné úpravy. Jak paušál funguje obecně, popisujeme v článku o vývoji aplikace na paušál.
Detaily najdete na stránce CRM na míru. Odhad pro vaši firmu získáte za dvě minuty v konfigurátoru, nebo si rezervujte konzultaci — spočítáme s vámi, který cenový model vás při vašem růstu vyjde nejlevněji, a řekneme na rovinu, jestli máte zůstat u krabicového CRM.
